ПРЕДИСЛОВИЕ

В результате деятельности Федерации профсоюзов Беларуси, руководящих органов членских организаций ФПБ и их организационных структур, областных и Минского городского объединений профсоюзов, ассоциированных членов и иных организаций ФПБ (далее – организации ФПБ) создаются документы, отражающие эту деятельность. Успех их деятельности зависит от многих факторов, в том числе как надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде – правильно составить и оформить документ, организовать работу с входящей, исходящей и внутренней корреспонденцией. И поскольку документов много, вопросы квалифицированного ведения делопроизводства в организации ФПБ приобретают важное значение.

Документация, создаваемая и накапливаемая в деятельности организации ФПБ, составляет важную часть ее информационных ресурсов. Определенным образом организованная и систематизированная, она является основой для принятия любого решения. Процесс фиксирования информации и создания таким образом документа называется документированием. Организация работы с документами является другой важной составной частью процесса получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия управленческого решения. Поэтому документирование и организация работы с документами определяется как делопроизводство.

Возникает делопроизводство в процессе управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено делопроизводство, то есть определен порядок документирования и организации работы с документами. Следовательно, делопроизводство и управление - это две стороны одного процесса, которые взаимообусловлены и взаимоувязаны. Без управленческого аппарата нет делопроизводства, без делопроизводства не может работать управленческий аппарат.

По существу, делопроизводство – это технология управления, его "кухня". В делопроизводстве, как в зеркале, отражается сама система управления. И постановка делопроизводства в различных организациях ФПБ отражает сегодня чаще всего недостаточно организованную систему управления с расплывчатыми задачами, отсутствием распределения обязанностей и делегирования полномочий на нижестоящий уровень. Процесс управления не прописан тщательно и скрупулезно, как этого требует организация управленческого труда в XXI веке.

Термин "делопроизводство" обозначает то же самое, что и термин "документационное обеспечение", который вошел в научный оборот сравнительно недавно в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию. Это было вызвано внедрением в сферу работы с документами средств компьютерной техники и появлением новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации. Но в своих рекомендациях мы будем использовать традиционный термин "делопроизводство".

Именно делопроизводство сегодня в ФПБ пытается провести упорядочение управленческого процесса путем расписывания порядка составления, оформления, утверждения, согласования, подписания, исполнения, сохранения документов при решении определенных вопросов.

Делопроизводственное обслуживание в организации ФПБ должно выполняться организационно-обособленной службой – структурным подразделением: управлением, отделом, канцелярией, сектором. В небольших организациях ФПБ, где объем обрабатываемых документов (документооборот) невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря руководителя или на специально назначенного работника.

Особо следует отметить, что делопроизводство в первичных профсоюзных организациях необходимо вести самостоятельно, отдельно от делопроизводства предприятия, учреждения и организации. Здесь ведение делопроизводства должно поручаться одному из членов профсоюзного комитета первичной профсоюзной организации или специально назначенному работнику.

Основными задачами службы делопроизводства или работника, ответственного за ведение делопроизводства, являются постановка и ведение делопроизводственного обслуживания, установления единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и заканчивая сдачей в архив.

Поэтому объектами рекомендаций для организаций ФПБ по ведению делопроизводства являются система организационно-распорядительной документации, оформление реквизитов документов, требования к бланкам и отдельным документам, организация работы с документами, в том числе регистрация документов, формирование и ведение картотеки учета документов, рассмотрение документов и контроль за их исполнением, организация работы с обращениями граждан, ведение делопроизводства по кадровым вопросам, систематизация и формирование дел, указания по копированию и размножению документов, правила передачи и приема документов по каналам факсимильной связи, требования по изготовлению, использованию и хранению печатей, штампов, порядок доступа и работы в сети Интернет.

В данном издании в помощь профсоюзному активу публикуются методические рекомендации по документированию и организации работы с документами.